Vaste onbelaste reiskostenvergoeding bij hybride werken

Vaste onbelaste reiskostenvergoeding bij hybride werken

Er geldt een gericht vrijgestelde vaste reiskostenvergoeding voor de reiskosten van een werknemer die op ten minste 128 dagen naar een vaste werkplek reist. Je mag de werknemer een vaste onbelaste vergoeding geven (de zogenoemde gerichte vrijstelling) als hij voor zijn werk dus naar een vaste plek reist.

Echter, voor veel werknemers hebben de coronamaatregelen afgelopen jaar tot wijzigingen in hun reispatroon geleid. Die wijzigingen kunnen teweegbrengen dat de werkgever de vaste reiskostenvergoeding geheel of gedeeltelijk tot het loon moet rekenen.

Voor bepaalde vaste reiskostenvergoedingen geldt tot 1 oktober 2021 een goedkeuring: bestaande reiskosten kunnen dan onbelast worden vergoed, ook al worden deze reiskosten als gevolg van het thuiswerken niet meer (volledig) gemaakt. Voorwaarde is dat het vaste vergoedingen betreft die al vóór 12 maart 2020 zijn toegekend.

De vraag die bij veel werkgevers leeft is hoe zij het beste om kunnen gaan met het vergoeden van reiskosten na 1 oktober 2021. Om de vaste onbelaste reiskostenvergoeding aan de werknemer te verstrekken heeft de werknemer de keuze uit drie regelingen: 1) de wettelijke vaste reiskostenvergoeding met de 128-dageneis, 2) nacalculatie of 3) de praktische methode.

128-dagen methode

Om de vaste onbelaste reiskostenvergoeding aan de werknemer te verstrekken kan de werkgever onder meer kiezen voor vergoeden volgens de 128-dageneis. Bij het vaststellen van de hoogte van deze vergoeding mag je ervan uitgaan dat de werknemer steeds (= 214 dagen) naar die plaats reist, ook al is dat in werkelijkheid dus maar (minimaal) 128 dagen. De vergoeding mag maximaal € 0,19 per kilometer bedragen.

De aantallen van 214 en 128 dagen per kalenderjaar gelden alleen voor werknemers die ten minste een vijfdaagse werkweek hebben – voor werknemers met een kortere werkweek worden de aantallen dagen naar evenredigheid verminderd. De faciliteit houdt in dat wanneer niet structureel op een andere plek gewerkt wordt, de werknemer toch recht heeft op hetzelfde (vaste) bedrag aan onbelaste reiskostenvergoeding per maand.

Dit verandert wanneer de werkgever en werknemer besluiten om bijvoorbeeld drie dagen structureel als werkdag op kantoor aan te wijzen en de overige twee werkdagen als thuiswerkdag. De vaste reiskostenvergoeding kan immers alleen voor de vaste kantoordagen worden toegewezen, mits het minimum van 128 dagen naar de vaste werkplek reizen wordt behaald. Als het voor de werknemer dan nog optioneel is om op de thuiswerkdagen naar kantoor te komen, komen die dagen niet in aanmerking voor wat betreft de vaste reiskostenvergoeding. Die reiskosten kun je wel op declaratiebasis aan de werknemer vergoeden.

Nacalculatie

Bij een vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie komen werkgever en werknemer een vaste reiskostenvergoeding overeen. Legt de werknemer meer kilometers af dan waarin was voorzien, dan komt hij in aanmerking voor een aanvullende vrije vergoeding. Het omgekeerde geldt evenzeer. Bij nacalculatie loopt de werkgever geen risico door het vervallen van de goedkeuring, omdat aan het einde van het jaar de eventueel teveel of te weinig betaalde loonbelasting wordt gecorrigeerd.

Praktische methode

Kort samengevat houdt deze regeling in dat, wanneer een fulltimer 70% van de werkdagen naar zijn werkplek reist, de werkgever hiervoor een vergoeding van 214 x reisafstand woon-werk x twee (heen en terug) x € 0,19 cent per kilometer mag geven. Wanneer een fulltimer structureel meer dan 1,5 dag thuis mag werken kan dus van deze methode geen gebruik meer worden gemaakt. Wanneer de werkgever deze methode gebruikt dient dus bekeken te worden of de werknemers door het nieuwe werk-/reispatroon nog steeds onder deze regeling kunnen vallen of een andere vaste reiskostenmethode moet worden gekozen. Een alternatief is het uitbetalen van (onbelaste) reiskostenvergoedingen op declaratiebasis.